Jeder von uns kennt es: Die inhaltliche Diskussion ist spannend, doch danach wartet die Schreibarbeit. Dieser Aufwand ist oft eine doppelte Hürde: Er kostet uns wertvolle Zeit für die eigentlichen Themen und schafft eine Unsicherheit beim Formulieren für die Öffentlichkeit. Das bremst nicht nur das Ehrenamt, sondern behindert auch die Bürgerinformation.

Projektidee: Ein interner Schreibassistent für alle Ausschüsse, Fach- und Projektgruppen.
Geplant ist ein einfaches, internes Werkzeug, das den Fachgruppen bei der Textarbeit hilft – ein digitaler Assistent, der Gedanken schneller in Pixel verwandelt. Ein interner KI-Assistent, der Audioaufnahmen und Stichpunkte in saubere Protokolle nach den Vorgaben der Verwaltung niederschreibt. Kein komplexes System, keine öffentliche KI – nur ein pragmatisches Werkzeug für uns.

Rollen und Aufwand
Wir wollen in einem kleinen, agilen Team starten. Dafür suchen wir keine KI-Experten, sondern Menschen mit Neugier und Gestaltungswillen. Folgende Rollen sehen wir für den Start (Gesamtteam: ca. 4-5 Personen):

1. Der/Die Prozess-Gestalter/in (1 Person)
   Diese Rolle ist das Herzstück des Projekts. Du analysierst, wie ein perfektes Protokoll aussehen muss, und bringst der KI bei, es zu erstellen. Du leitest aus bestehenden Vorlagen die Anforderungen ab, schreibst die Anweisungen für die KI und erstellst am Ende die einfache Anleitung für alle Nutzer.
2. Der/Die Werkzeug-Scout (1 Person)
   Du fi ndest die richtige technische Basis für unser Vorhaben – pragmatisch und datenschutzkonform. Du bewertest 2-3 am Markt verfügbare KI-Lösungen (z.B. GPTs, Gemini Apps, Claude Apps). Dein Fokus liegt auf der kritischen Prüfung von Datenschutz und Praktikabilität. Wichtig: Es geht ausdrücklich nicht darum, selbst eine App zu entwickeln, sondern die bestehende, sicherste Lösung für unsere Zwecke zu fi nden.
3. Die Praxis-Tester/innen (1-2 Personen)
   Ihr seid die wichtigste Instanz: Ihr prüft, ob unsere Entwicklung im Alltag wirklich eine Erleichterung ist. Ihr probiert den entwickelten Prototypen als Erste in der Praxis aus und gebt ehrliches Feedback: Funktioniert es? Ist es verständlich? Spart es wirklich Zeit?

Nächste Schritte

Projektziel
Bis Anfang 2026 haben wir einen funktionierenden Prototypen, der beweist, dass die Idee funktioniert und eine echte Arbeitserleichterung für uns alle darstellt.

Oktober/November 2025: Team-Start und Konzeption
Nach einem kurzen Kick-off-Treffen, bei dem wir uns als Arbeitsgruppe zusammenfinden, starten wir parallel in zwei Strängen:

• Team Prozess (Prozess-Gestalter/in + Johannes): Definiert die genauen Anforderungen an ein Protokoll und formuliert die entscheidenden Prompts.
• Team Technik (Werkzeug-Scout + Sebastian): Wählt die passende und datenschutzkonforme KI-Plattform für unseren ersten Prototyp aus.

Dezember 2025 / Januar 2026: Erster Praxistest
Sobald die Prompts formuliert und das Werkzeug ausgewählt ist, führen wir erste Tests durch. Die Tester/innen probieren den Assistenten mit echten (anonymisierten) Beispielen aus.